10 formas de utilizar Google Apps para liberarse del papel

Todos sabemos que el uso del papel hoy en día debe ser restringido, ya sea porque somos ecologistas y no queremos ver destruidos más árboles o simplemente porque nos queremos ahorrar dinero en comprar papel, que literalmente termina en la basura. Con Google Apps podemos hacer esto. Tomen en cuenta estos consejos de detallo a continuación:

1.

Utiliza los formularios de Google para crear y distribuir fácilmente formularios online para recibir respuestas a eventos, solicitudes, registros y mucho mas. Cuando envíes el formulario, puedes recibir las respuestas en tiempo real en Hojas de cálculo.

2.

Realiza el seguimiento de las tareas creando una plan de proyecto con Hojas de Calculo de Google. Indica las tareas y asignarlas a los miembros del equipo. Cualquier miembro de equipo podrá actualizar la lista de tareas online en tiempo real, sin tener que examinar las notificaciones de los demas por correo electrónico. Después, usa Calendario de Google para crear un calendario de equipo al que todos los miembros podrán acceder para actualizarlo cuando haya cambios en las agendas o en los plazos. Cuando se programen reuniones de equipo en Calendario de Google, adjunta el plan del proyecto al evento (la hoja de calculo) y solicita a los miembros del equipo que lo actualicen antes de la reunión.

3.

Utiliza Drive para almacenar y administrar imágenes, videos, PDFs y otros archivos. Drive sincronizará todo el contenido para que todos siempre accedan a la versión más actualizada.

Puedes crear documentos directamente desde el navegador. En lugar de imprimir los documentos que se entregan en la próxima reunión de capacitación, puedes escribirlos y compartirlos en linea en Documentos, Hojas de calculo y Presentaciones. Todos podran ver la versión mas reciente en su computadora, tablet o smartphone y añadir comentarios en tiempo real.

4.

¿Necesitas compartir notificaciones, eventos próximos o los últimos avances del proyecto del equipo? No es necesario que imprimas todo para publicar la información. Puedes usar Grupos de Google para crear una lista de distribución que funcione como un tablero de noticias virtual y que se entregue en la bandeja de entrad de todos los integrantes del equipo.

5.

Recibir comentarios de tu trabajo puede llegar a dificultarse si los equipos son de gran tamaño y es necesario revisar y compartir varios borradores en papel. Crea tus archivos con Google Apps (Documentos, Hojas de Calculo y Presentaciones). A continuación compartelos con los miembros del equipo de trabajo y con otras partes interesadas para recibir sugerencias concretas.

6.

Administrar todos los recursos puede llevar mucho tiempo, especialmente si se administra equipos distribuidos en distintas partes de la empresa o lugar geográfico. Puedes mantener todos los recursos en un único lugar con Sites. Todos los miembros de tu organización podrán estar al tanto de los recursos disponibles, desde cualquier parte.

7.

Cuando trabajes con imágenes, PDFs y otros archivos, puedes guardar estos borradores para tenerlos como referencia. Usando Drive, es posible guardar todos los borradores en un único archivo para organizar mejor el trabajo. Luego puedes cambiar a versiones anteriores en cualquier momento, si lo deseas.

Si se crean Documentos, Hojas de Cálculo o Presentaciones, todos los borradores se guardan automáticamente en el mismo archivo. Solo accede al historial de versión para ver los cambios y cambiar a versiones anteriores.

8.

En lugar de guardar recibos o documentos en papel, puedes escanearlos con la aplicación Drive de tu dispositivo móvil. Ahora tendrás los archivos PDF de cualquier transacción al alcance de tu mano.

9.

Los documentos PDF se pueden descargar fácilmente y abrir con programas ya instalados, pero para actualizarlos generalmente es necesario crear y compartir varias versiones del mismo archivo. En lugar de convertir los archivos PDF cada vez que se actualizan, puedes enviar un enlace a una versión en PDF del archivo en Documentos o en Hojas de Cálculo. Cuando actualices el archivo de origen, no tendrás que crear más archivos ni actualizar el enlace que ya has compartido: los miembros de tu equipo abrirán automáticamente la versión más reciente del PDF.

10.

Utiliza Hangouts para organizar clases de formación virtual en cualquier parte y así ahorrar tiempo y costes de transporte. Después, puedes usar Sites para crear una página web con todos tus recursos de formación e incorporación para que todo el mundo pueda encontrar fácilmente los materiales de referencia importantes en un mismo lugar.

Estos son algunos consejos de como utilizar Google Apps para mejorar el trabajo y la interacción con el equipo de trabajo.

Fuente: PC & Chips