Aquí tienes estos 10 trucos/consejos sobre Google Docs para que le saques el máximo partido:
1. Crea y gestiona documentos desde cualquier sitio
Pues sí, empezamos con la opción de poder crear documentos, así como gestionarlos, editarlos, compartirlos etc. desde cualquier sitio gracias a esta herramienta en la nube con la que trabajamos.
Esto es muy sencillo. Sólo necesitarás tener una cuenta de google (si tienes una cuenta de gmail, ya tienes la cuenta creada y por tanto podrás hacer uso de Google Docs).
Para ello, accede aquí: https://docs.google.com/document
Una vez dentro, haz click en el círculo azul con el +, y ya puedes empezar a escribir el contenido como en cualquier otro procesador de texto. Te lo muestro en la imagen siguiente.
Como ves, una vez dado al botón de crear nuevo documento, la nueva pantalla es muy similar al de un procesador de texto tipo Word, con el que seguro estás más acostumbrado a trabajar.
Tienes las mismas funcionalidades que en cualquier procesador de texto, pero con más añadidos y opciones que paso a comentártelas a lo largo de este post.
Lo bueno de esto es que además, una vez termines de crear y completar tu documento de texto y vayas a guardarlo, aparte de que te puedes descargar el documento que acabas de crear en tu ordenador (como en el Word u Open Office), también puedes dejarlo almacenado en la nube. Así es que podrás volverlo a consultar desde los documentos guardados de google docs, así como desde google drive, sin ocupar espacio en tu pc.
2. Edita documentos desde Google Docs sin conexión a internet
Así es, Google Docs nos da la posibilidad de acceder a documentos ya creados y guardados previamente y editarlos desde cualquier sitio y sin necesidad de conectarnos a internet, por lo que esto nos brinda muchas posibilidades a la hora de trabajar.
Eso sí, hay que tenerlo configurado antes, por lo que accede a https://docs.google.com/
Una vez estés aquí, haz click en el botón “Menú” (son 3 rayas grises en la parte superior izquierda) y dale a “Configuración”. (En la imagen siguiente puedes verlo a la perfección para que no te quedes con dudas)
En la opción de “Sincronización sin conexión”, dale a “Activa” y sigue los siguientes pasos:
- Instala la extensión de Google Drive en tu navegador
- Habilitar la edición sin conexión
Con esto, ya puedes editar tus documentos sin necesidad de estar conectado a internet.
Nota: Acuérdate de hacer esto antes de salirte de la conexión, si no no podrás hacerlo.
3. Añade enlaces desde Google
Esta opción sirve a la hora de añadir un enlace o hipervínculo a una palabra a la que queramos añadirle más información con un contenido externo. La ventaja de esta opción, es que directamente puedes elegir el enlace que te interesa indexado en el buscador Google.
Es muy sencillo. Puedes hacerlo desde el menú superior “Insertar”-Enlace. O bien desde el siguiente símbolo que te muestro en la imagen:
Como ves en la imagen de arriba, yo he seleccionado la palabra Inbound Marketing (como anchor text) y la he vinculado al post que tengo escrito en mi blog donde explico qué es y para qué sirve el Inbound Marketing. Desde dentro del propio documento, Google me devuelve como opción mi post.
4. Añade imágenes desde Google
Al igual que pasa con los enlaces, también podemos añadir imágenes a nuestros documentos sin necesidad de salirnos de él, ya que nos permite seleccionar imágenes de Google directamente.
Por tanto, es muy fácil insertar una imagen desde Google en nuestro documento de texto. Para ello, vamos al apartado de Herramientas, y le damos a Búsqueda.
Ahora sólo tenemos que utilizar el buscador, escribir la palabra y una vez tengamos la que necesitamos, la arrastramos al documento.
De esta forma tan sencilla tendremos la imagen que queramos y sin necesidad de salir de nuestro documento.
5. Revisión ortográfica exprés
Esta opción viene muy bien por lo siguiente. Ya no es sólo la ayuda de corregirte si has escrito alguna palabra mal, ya que si fuera así, mientras escribes se subrayaría en color rojo dicha palabra y lo notarías.
Lo útil es que si has escrito un buen párrafo y en él has cometido varias faltas (puede ser por haber escrito rápidamente y no haber estado atento al texto), el corrector te sugiere la forma correcta de escritura y con tan sólo darle a “Cambiar”, podrás ir una a una modificándola y escribiéndola bien de manera más rápida y directa, sin necesidad de pinchar palabra por palabra como haríamos en Word. La verdad es que ayuda a corregir de manera más rápida.
6. Traducir textos desde Google Docs
Con Google Docs, existe la posibilidad de traducir textos sin necesidad de utilizar otra aplicación o programa.
Lo que hace, es utilizar Google traductor una vez integrado con Docs. Para ello, instalaremos gratuitamente esta extensión:https://chrome.google.com/webstore/detail/translate/nejfnokhglmkjgpkjooijcddfecjggan
Ahora que la tenemos instalada, desde el menú superior del documento, donde pone “Complementos”, seleccionamos “Translate” y ya podremos traducir el texto que queramos.
Con esto ya podrás traducir cualquier texto a diferentes idiomas desde el propio documento creado.
7. Agrega a un diccionario interno palabras propias
Muchas veces escribimos en nuestros textos una serie de palabras que, o bien porque son inventadas, o bien porque están en otro idioma, el corrector nos las marca en rojo como error. Para que esto no vuelva a suceder en próximos documentos, sólo tienes que agregarla a tu “diccionario” y para ello tenemos que pinchar en la barra superior en “Herramientas” y “Diccionario personal”.
Añadimos la palabra y le damos a guardar. Listo.
Ya no la volverá a subrayar el procesador en color rojo como una palabra mal escrita.
8. Insertar comentarios en Google Docs
Esta función viene muy bien cuando es un documento que queremos compartir con más personas (por ejemplo, miembros de un grupo de trabajo o de proyectos). De esta forma, si tenemos que hacer cualquier aclaración sobre un párrafo o palabra, podemos añadir este comentario que se queda reflejado en el lateral derecho de la página y que hace referencia justo a la palabra a la que le hemos añadido dicho comentario.
Así apoyamos la comprensión al resto de usuarios con estas indicaciones en el margen del documento.
9. Organizar los documentos
Para finalizar, os explico lo sencillo que es tener todos los documentos que hayáis realizado ordenados y organizados desde: https://docs.google.com/document/
Desde aquí, podrás ver, editar, cambiar el nombre y hasta eliminar los documentos.
Te aparecerán todos, tanto los creados por ti, como los compartidos contigo. En caso de ser compartidos, te aparecerá el nombre de la persona que es la “propietaria” de dicho documento.
10. Comparte documentos con Google Docs
Por último, sólo tienes que clickar en el botón de color azul que aparece en el menú superior en la parte derecha que pone “Compartir”.
Una vez le des, te saldrá esta pantalla:
Desde aquí tienes la opción de compartir con más personas, así como de obtener el enlace que servirá para que tengan acceso al documento. Puedes elegir desde aquí si el resto de personas pueden ver,comentar o editar el documento compartido.
Ahora, si pinchas en “Opciones Avanzadas”, te aparecerá esta pantalla, desde la cual también podrás compartir el documento a través de las redes sociales.
Fuente: Pablo Aracil