El momento en que gestionar el negocio con Excel no es suficiente, es el momento de cambiar a un sistema ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales). Sin embargo, el cambio no es un paso fácil. Para tomar esa decisión y proceder al cambio, hay que tener mucho cuidado a la hora de elegir lasolución de software. En general, escoger un proveedor de sistema es un proceso largo y la integración suele ser muy laboriosa. Para facilitar la toma de decisiones, el proveedor de software para tiendas online ePages ha planteado seis preguntas que una pyme ha de responderse antes de tomar una decisión.

¿Qué tamaño tiene mi empresa?

No todas las soluciones ERP o de planificación de recursos empresariales están pensadas para cualquier tipo de negocio. Algunos sistemas son especialmente adecuados para las empresas grandes, mientras que otros se especializan en las pequeñas y medianas empresas. Las referencias del proveedor de ERP, si es que están disponibles, ofrecen una idea de la oferta y el tamaño de las empresas a la que se dirige. ¿Son esas empresas similares a la mía en tamaño? Entonces es muy probable que la oferta de ERP también sea adecuada para mi negocio.

¿ERP Suite o solución modular?

Muchos proveedores de ERP no solo proponen una solución completa (ERP Suite) sino que también ofrecen la posibilidad de elegir aquellos elementos del software que el negocio necesita. Una solución modular puede proporcionar importantes ahorros en los costes. Por ello, es recomendable averiguar primero qué componentes del ERP son esenciales para comprar y alquilar únicamente los que sean necesarios.

Por ejemplo, ¿se necesitan funcionalidades que apoyen la gestión de las relaciones con el consumidor (CRM), un sistema de almacenamiento, funciones de contabilidad o de procesamiento de pedidos, o se puede prescindir de ello?

¿On Premise o Software as a Service?

En general, se puede elegir entre un sistema ERP instalado localmente (On Premise o bajo requisito) o una solución en la nube (Software as a Service). En principio, los sistemas instalados localmente ofrecen una gran flexibilidad de personalización. No obstante, estos ajustes requieren conocimientos técnicos «Know-How» de los cuales tiene que disponer la empresa.

Los puntos fuertes de las soluciones en la nube son por un lado, su bajo coste y, por el otro, el hecho de que el proveedor se encarga de las actualizaciones de software. En general, el rendimiento de una solución en la nube también es más estable.

¿Es escalable la solución ERP?

Toda empresa empieza siendo pequeña. Sin embargo, si la idea prospera y crece, la solución ERP tiene que poder desarrollarse junto con ella.

A la hora de elegir el proveedor, hay que tener en cuenta no únicamente las necesidades actuales, sino la previsión de desarrollo del negocio en un futuro. Después de haber optado por un sistema ERP, no será fácil volver a cambiar de proveedor. Por otro lado, la escalabilidad «hacia abajo» también tiene que ser posible. En el caso de que se necesiten reducir costes, el sistema ERP debería permitir renunciar de algunas funciones. Por su parte, las soluciones en la nube se caracterizan por su alto grado de escalabilidad.

¿Cuál es la extensión del centro de soporte?

La mayoría de los sistemas ERP incluyen servicios de asistencia. Sin embargo, es importante determinar cuál es la extensión de estos servicios. ¿En qué áreas se ha especializado el proveedor de ERP? ¿Es un proveedor generalista o un experto en el sistema ERP que se está buscando? ¿Qué tipo de asistencia online ofrece? ¿Está incluido el servicio de asistencia personal para el mantenimiento del sistema? Pero la pregunta más importante: ¿es el proveedor de ERP conocedor del sector y de los principales desafíos a los que el negocio se tendrá que enfrentar?

¿Cuántos usuarios tendrán acceso al sistema ERP?

Cuantos más usuarios utilicen la plataforma ERP dentro de la empresa, más empleados se tendrán que preparar para su uso.

Es muy importante elegir un software fácil de usar para que el proceso de formación no se prolongue demasiado. Sin embargo, un mayor número de usuarios también supone mayores ajustes y ello conlleva costes adicionales. Por lo tanto, es necesario definir con antelación el número de usuarios que tendrán acceso al sistema y que utilizarán el ERP.

El autor de este artículo es Andrea del Campo, PR Manager en ePages.