McKenzie hizo un estudio hace unos meses en el que demostró que los trabajadores empleaban el 28% de su tiempo laboral a responder e-mails, el 19% del mismo a buscar información y el 14% a realizar tareas en grupo. Por lo tanto, los empleados sólo empleaban el 40% de su jornada a las labores específicas de su puesto.
Esto demuestra que leer todos los e-mails que recibes, te lleva mucho tiempo. De hecho, más del que debería.
En ocasiones, si tienes cierta responsabilidad dentro de tu compañía, puedes llegar a recibir cientos de correos al día que no te interesan (los famosos e-mails en copia) o que, simplemente, son secundarios.
A pesar de que, seguramente, acabarás leyendo todos y cada uno de ellos, hay ocasiones en las que tienes un tiempo limitado al día para leer tu correo.
Precisamente para esas ocasiones se creó la función Prioritarios de Gmail. Aquí las instrucciones como usarlo:
1. Activar Prioritarios de Gmail
Su funcionamiento es parecido al del filtro de spam del servicio de correo de la compañía, pero se aplica de forma positiva a ciertos mensajes susceptibles de ser importantes para ti.
Lo primero que debes saber es que, de forma predeterminada, Prioritarios de Gmail divide tu bandeja de entrada en tres apartados: “Importantes y no leídos”, “Destacados” y “Todo lo demás”.
Prioritarios es uno de los estilos de bandeja de entrada que nos ofrece la plataforma. Para comenzar a usar esta función tendrás que seguir los siguientes pasos:
- Abre Gmail.
- Haz click en la rueda dentada (arriba a la derecha)
- Selecciona Ajustes.
- Pulsa en la pestaña Recibidos.
- En el apartado “Tipo de bandeja de entrada”, elige la opción Prioritarios del menú desplegable.
- Haz clic en el botón Guardar cambios del final de la página.
2. Cómo utilizar Prioritarios de Gmail
Gmail emplea muchas señales para dar prioridad a los mensajes entrantes: a quién has enviado correos y con quién has chateado más últimamente, o qué palabras clave aparecen con frecuencia en los últimos mensajes que has abierto, entre otros.
Si Prioritarios ha clasificado erróneamente un correo como importante, o si no marca algún correo que consideres importante, puedes configurarlo y enseñar al sistema a mejorar su precisión .
- Si quieres señalar un mensaje como importante, haz clic en el marcador vacío de importancia que hay a la izquierda del nombre del remitente.
- Si quieres señalar un mensaje como no importante, haz clic en el marcador amarillo de importancia que hay a la izquierda del nombre del remitente.
Eso sí, debes tener en cuenta que cuando marcas un mensaje como no importante, desaparece del apartado Importante. Con esos botones consigues que Prioritarios aprenda qué es importante para ti y que adapte la clasificación de mensajes a tu gusto.
3. Apartados de la Bandeja de Entrada
Prioritarios de Gmail divide tu Bandeja de Entrada en tres apartados: Importantes y no leídos, Destacados y Todo lo demás. Pero también puedes elegir y crear tus propios apartados.
Por ejemplo, puedes decirle que englobe todos los correos de una compañía o dos en un apartado especial o, simplemente, que clasifique todos los correos de tu familia en una bandeja al margen. En definitiva, las posibilidades son infinitas.
Si quieres cambiar tu configuración de Prioritarios, sigue estas instrucciones:
- Abre Gmail.
- Haz clic en la rueda dentada (arriba a la derecha)
- Selecciona Ajustes.
- Selecciona la pestaña Recibidos.
- Cambia las opciones de configuración que quieras.
- Haz clic en el botón Guardar cambios del final de la página.
Fuente: Ticbeat