Lanzamiento destacado: Dominios incluidos en la lista blanca
Posibilidad de incluir en la lista blanca ciertos dominios de Google Apps
para permitir el uso compartido de archivos de Google Drive, los editores
de Documentos y Classroom
Anunciado el 13 de julio de 2015 |
Novedades: En la actualidad, las empresas no trabajan de forma independiente, sino que suelen depender de sus asociaciones con demás empresas, proveedores y organizaciones, y especialmente de sus clientes. Actualmente, como administrador de Google Apps, puede impedir que los empleados compartan archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Google Drive con personas ajenas al dominio a fin
de proteger los datos. En ocasiones, sin embargo, este uso compartido externo es necesario y apropiado
(por ejemplo, con un proveedor de confianza o una empresa adquirida recientemente). A su vez, los profesores y los alumnos suelen tener que trabajar en varios dominios, por lo que deben trabajar
y tomar clases en dominios ajenos.
Ahora, como ya se había anunciado, hicimos posible el uso compartido y el trabajo en varios dominios
por medio del lanzamiento de los Dominios incluidos en la lista blanca para Google Drive, los editores
de Documentos de Google y Google Classroom.
Cómo funciona: Ahora puede incluir fácilmente ciertos dominios de Google Apps en la lista blanca y administrar las opciones de uso compartido con respecto a esos dominios. Incluso puede activar o desactivar los Dominios incluidos en la lista blanca para ciertas unidades organizativas. Sin embargo,
en las unidades en las que se «activó», la lista de dominios incluidos debe ser la misma.
Tenga en cuenta que esta función solo está disponible para los clientes de Google Drive for Work/Google Apps Unlimited y Google Apps for Education.
Consulte el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo hacer que los Dominios incluidos
en la lista blanca funcionen para su empresa o escuela.
Trabajar juntos
Complemento de Google Drive para Microsoft Office
Anunciado el 21 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: Con Google Drive, puede mantener todos los archivos importantes en un solo lugar y, luego, abrirlos con las aplicaciones y los dispositivos que desee. Ahora, ofrecemos nuevas formas de trabajar
en equipo con los archivos de Office por medio del complemento de Google Drive para Microsoft Office.
Cómo funciona: Con el nuevo complemento de Google Drive, los usuarios de Office para Windows ahora pueden abrir los documentos de Word, Excel y PowerPoint que están almacenados en Drive y, luego,
volver a guardar los cambios en Drive.
Si trabaja en un documento, hoja de cálculo o presentación que se encuentra en la computadora,
también puede guardarlo en Google Drive directamente desde las aplicaciones de Office. Esto resulta especialmente útil para compartir archivos con los equipos o para acceder a los archivos desde
diferentes dispositivos.
El complemento de Drive para Microsoft Office es compatible con Word, Excel y PowerPoint
(versiones 2007, 2010 y 2013), y con Office 365 si descargó e instaló Microsoft Office en la
computadora como parte de una suscripción a Office 365.
Consulte el Centro de ayuda para obtener más información: Administradores | Usuarios finales
Trabajar desde cualquier lugar
Posibilidad de realizar ediciones y revisiones fácilmente en las aplicaciones
más recientes de los editores de Documentos para Android
| Anunciado el 9 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: La última versión de las aplicaciones de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google permite usar los dispositivos móviles para trabajar fácilmente tanto en archivos de Google como
en archivos ajenos a Google. Consulte las nuevas funciones que aparecen debajo:
-
Los usuarios ahora pueden editar los títulos de los documentos, hojas de cálculo y presentaciones directamente desde el menú ampliado que se encuentra en la esquina superior derecha de cada aplicación, lo que facilita y agiliza el cambio de los nombres de los archivos.
-
Con la aplicación de las Presentaciones, los usuarios ahora pueden cambiar el diseño de una diapositiva existente por diferentes diseños predefinidos, lo que les permite actualizar las presentaciones desde los dispositivos móviles de forma más eficaz.
-
En la aplicación de los Documentos, los usuarios ahora pueden responder los comentarios mientras trabajan en el Modo de compatibilidad con Office (OCM). A su vez, en el OCM, las sugerencias y los comentarios ahora aparecen en el panel Comentarios en el orden en que se realizaron, en vez de ubicarse primero los comentarios y, luego, las sugerencias.
Para obtener más información:
Descargue las últimas aplicaciones de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en Google Play.
Notificaciones de contenido nuevo en la aplicación Classroom
Anunciado el 15 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: Con este lanzamiento, cada vez que se agrega contenido nuevo en una clase, los alumnos reciben notificaciones en los dispositivos móviles por medio de la aplicación Classroom para iOS y Android.
Cómo funciona: Se alerta inmediatamente a los alumnos cuando reciben calificaciones o tareas nuevas, notas
de los profesores, comentarios de los compañeros de clase y mucho más, lo que les permite estar al tanto
del trabajo escolar con aún más facilidad.
Consulte el Centro de ayuda: Profesores | Alumnos
Nuevo aspecto para los visualizadores de Documentos, Hojas de cálculo
y Presentaciones de Google en la Web móvil
| Anunciado el 27 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: Para crear una experiencia coherente en los visualizadores de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en la Web desde los dispositivos móviles, introdujimos una interfaz más simple y uniforme para cada uno de ellos.
Asimismo, alentamos a los usuarios a que editen los archivos de los Documentos en la aplicación
móvil, que es más fácil de usar y ofrece una funcionalidad más sólida. Ahora, cuando los usuarios abren archivos de los Documentos en la Web móvil e intentan editar el contenido, se los dirige directamente a
la aplicación o se les da la opción para descargarla. Al igual que con los archivos de las Hojas de cálculo
y Presentaciones de Google, ya no se pueden editar los archivos de los Documentos en la Web móvil.
Consulte el Centro de ayuda para obtener más información.
Fácil de usar
Posibilidad de crear y administrar mapas personalizados en Google Drive
| Anunciado el 1° de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: Google My Maps permite crear, compartir y publicar fácilmente mapas personalizados en línea para diversos fines empresariales, ya sea anunciar la ubicación de una empresa, crear un mapa de las rutas de entrega o planificar eventos.
My Maps, que ahora está integrado con Google Drive, les permite a los usuarios crear fácilmente mapas con líneas, formas y marcadores personalizados, importar datos geográficos (como, por ejemplo, direcciones, lugares y coordenadas) en los mapas, y compartir los mapas del mismo modo en que
se comparten los demás archivos de Drive.
Cómo funciona: Los mapas compartidos tienen la misma configuración de permiso que los demás archivos de Drive, lo que les permite a los administradores de Apps decidir qué grupos de empleados pueden compartir mapas dentro o fuera de los dominios. Los administradores de Google Apps pueden activar o desactivar el servicio de My Maps para todo el dominio o para unidades organizativas
específicas desde la Consola del administrador (debajo de Apps > Servicios adicionales de Google).
Notas:
-
Los mapas solo están disponibles en la Web
-
Los mapas no se pueden sincronizar con el disco duro de un usuario y no se puede acceder
a ellos sin conexión -
Al igual que los archivos de los Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google,
los mapas no consumen el espacio de almacenamiento de Google Drive
Obtenga más información en el Centro de ayuda: Descripción general de My Maps | Administrar los mapas
en Google Drive
Posibilidad de descargar archivos de Office de forma fácil y rápida en
los Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google
| Anunciado el 6 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: La extensión del Modo de compatibilidad con Office en Chrome permite que las personas
vean y editen los archivos de Microsoft® Office en los Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. En función de los comentarios que recibimos, agregamos una función nueva que facilita el uso
de esos archivos editados en la Web. Esta nueva función de descarga proporciona instantáneamente una copia local de los archivos, lo que permite cargar ese archivo fácilmente mediante un formulario web o compartirlo en un formato de Microsoft Office.
Cómo funciona: Esta función se encuentra en dos lugares: como una opción en el menú desplegable Archivo y como un botón en la esquina superior derecha de la pantalla.
Consulte el Centro de ayuda para obtener más información.
Posibilidad de personalizar el Selector de aplicaciones para que las aplicaciones usadas frecuentemente sean más accesibles
| Anunciado el 13 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: Ahora los clientes de Google Apps pueden personalizar el Selector de aplicaciones, ya que pueden mover los íconos de las aplicaciones entre filas y pantallas. Los administradores de Google Apps no pueden personalizar el Selector de aplicaciones de los empleados, pero los usuarios sí pueden configurarlo, lo que les facilita el acceso a las aplicaciones que más utilizan.
Notas:
-
Si un administrador inhabilita una aplicación del Selector de aplicaciones personalizado de un empleado, esa aplicación aún aparece, aunque se ve atenuada y no se puede hacer clic en ella.
-
Si un administrador habilita una aplicación que antes no estaba disponible, esa aplicación no aparece automáticamente en los Selectores de aplicaciones de los empleados, sino que los empleados podrán agregarla cuando visiten esa aplicación específica.
Indicación más clara del acceso para ver y comentar en los editores
de Documentos de Google
| Anunciado el 20 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: Para que sea más claro cuándo los usuarios de los editores de Documentos de Google solo tienen acceso para ver o comentar un archivo, y con el objetivo de simplificar el proceso de solicitud de acceso para editar, realizamos algunos ajustes menores de IU.
Cómo funciona: Las personas que solo tienen permiso para ver los documentos, hojas de cálculo, presentaciones o dibujos ahora pueden ver un nuevo botón azul en la barra de herramientas:
Las personas que solo tienen permiso para comentar en las hojas de cálculo, presentaciones o dibujos
ven un botón verde similar (en los documentos, la indicación del modo «Sugerencias» permanece sobre
la derecha de la barra de herramientas):
Si hace clic en este botón, puede solicitarle fácilmente al propietario del archivo que le otorgue acceso
para editar:
Consulte el Centro de ayuda para obtener más información sobre el uso compartido de archivos.
Preparado para los negocios
Compatibilidad de impresión y vista previa en los registros de auditoría
de Google Drive
Anunciado el 13 de julio de 2015 Función de administración |
Novedades: Luego de agregar la compatibilidad de descarga en los registros de auditoría de Google Drive el mes pasado, ahora agregamos la posibilidad de imprimir y obtener vistas previas.
Cómo funciona: Al igual que con las descargas, este lanzamiento abarca la impresión y
la vista previa de los formatos de archivos de Google y de archivos ajenos a Google. Los administradores también pueden filtrar estos eventos y combinar ese filtro con otros criterios de filtrado, como el nombre del documento, el nombre del usuario y la marca de tiempo.
Asimismo, los administradores también pueden establecer alertas para las impresiones y las vistas previas de ciertos archivos en función de los nombres de archivo, propietarios y demás.
Nota: Los registros de auditoría de Google Drive solo están disponibles para los clientes de Google Apps Unlimited/Google Drive for Work y Google Apps for Education
Consulte el Centro de ayuda para obtener más información.
Posibilidad de inhabilitar la opción para descargar, imprimir y copiar contenido de cualquier archivo de Google Drive
Anunciado el 14 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: Con la Administración de los Derechos de Información (IRM), los usuarios de Google Drive ahora pueden inhabilitar la opción para descargar, imprimir y copiar contenido desde el menú de uso compartido avanzado, lo cual resulta útil cuando el archivo que se comparte contiene información confidencial que no desea que se filtre o se comparta públicamente. Esta nueva opción está disponible para todos los archivos almacenados en Google Drive, incluidos los documentos, hojas de cálculo
y presentaciones que se creen con los Documentos de Google.
Cómo funciona: Para habilitar esta función, abra el cuadro de diálogo de uso compartido desde el documento, hoja de cálculo o presentación de Google, o desde otro archivo de Drive en la Web, y haga clic en Avanzado en la esquina inferior derecha. Marque la casilla junto a «Inhabilitar la opción para descargar, imprimir y copiar contenido para las personas con permiso para ver y comentar», y haga clic en Guardar cambios. Esta función también se encuentra disponible por medio de la API.
Notas:
-
Solo los propietarios de los archivos pueden habilitar esta función y solo pueden hacerlo
desde la Web -
Una vez que esta función se habilita, todos los puntos de entrada para descargar, imprimir y copiar contenido se eliminan de Google Drive y de los Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
de Google en todas las plataformas. -
En los documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google en los que se inhabilitó esta función aparece una notificación en la parte superior de los menús Archivo y Editar
Consulte el Centro de ayuda para obtener más información.
Nuevo privilegio de la Consola del administrador que facilita la transferencia de la propiedad de los datos
Anunciado el 16 de julio de 2015 Función de administración |
Novedades: Antes, los superusuarios y los administradores delegados que contaban con el privilegio del servicio de Drive podían transferir contenido de Google Drive de un empleado a otro en la sección de Drive de la Consola del administrador. Recientemente, introdujimos un nuevo privilegio de transferencia de datos en la Consola del administrador (ubicado en Funciones de administración > Privilegios > Privilegios de la API de administración). Este privilegio de transferencia de datos está habilitado automáticamente para los superusuarios
|
Cómo funciona: De ahora en más, los administradores deben contar con el privilegio del servicio de Drive
y el privilegio de transferencia de datos para poder transferir los datos en la sección de Drive de la Consola del administrador. Tenga en cuenta que los superusuarios continuarán siendo los únicos administradores con derecho a transferir los datos cuando se borra a un usuario. También contarán con la posibilidad de revocar el privilegio de transferencia de datos de los administradores delegados.
Pronto introduciremos una API de Transferencia de Propiedad de Datos que exigirá este privilegio
de transferencia de datos y permitirá que los administradores transfieran de manera programática la propiedad de diversos datos de Google de un empleado a otro de forma masiva. Brindaremos más
detalles cuando esa API esté disponible.
Consulte los siguientes artículos del Centro de ayuda para obtener más información:
Notificaciones de configuración de uso compartido no válido en los Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Drive
Anunciado el 20 de julio de 2015 Compartir con la organización |
Novedades: El uso compartido de los documentos de Google Drive y de los Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google es esencial para la colaboración, pero es importante establecer los permisos de uso compartido apropiados para preservar la confidencialidad.
De por sí, los empleados pueden compartir los archivos solo hasta el punto permitido por los administradores de Google Apps (por ejemplo, como administrador de Apps, puede impedir que los empleados compartan los archivos y carpetas de Drive fuera de la organización). Este lanzamiento les brinda a los empleados más información sobre cómo se comparten los archivos. En particular, en el cuadro «Compartido con otros», ahora aparecen advertencias para los empleados cuando:
-
Un empleado comparte un archivo con
una persona ajena al dominio, pero no se permite compartir contenido fuera de
ese dominio. -
Un empleado comparte un archivo con
una persona ajena al dominio, pero no se permite compartir contenido en ese dominio
en particular. -
Un empleado comparte un archivo con una de las opciones «todos»,
pero no se permite compartir o publicar contenido fuera del dominio.
Consulte el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo establecer los permisos de uso compartido de los archivos.
Posibilidad de impedir que los usuarios cambien los nombres de perfil
de Google+
Anunciado el 23 de julio de 2015 Función de administración |
Novedades: Introdujimos un nuevo parámetro de configuración en la Consola del administrador de Google Apps que les brinda a los administradores la posibilidad de decidir si los miembros de la organización pueden o no editar sus nombres de perfil en Google+.
Cómo funciona: De forma predeterminada, los usuarios pueden cambiar su nombre de perfil de Google+.
El nombre público nuevo también se usa en todos los demás productos de Google, excepto para los nombres de usuario de Gmail editados por los usuarios. Con este lanzamiento, los administradores pueden prohibir el cambio de los nombres. Si se prohíben los cambios, todos los nombres de perfil de Google+ que los usuarios cambiaron con anterioridad se reemplazan por sus correspondientes nombres en el directorio de la Consola del administrador.
Si los administradores deciden impedir que los usuarios cambien los nombres de perfil de Google+, recomendamos que se tomen estas medidas para minimizar las confusiones:
-
Informarles a los miembros de la organización que es probable que sus nombres de perfil
cambien antes de modificar el parámetro. -
Sugerirles a los usuarios que se pongan en contacto con el administrador de Google Apps
si necesitan cambiar el nombre de perfil luego de que se modifique el parámetro.
Visite el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo administrar los perfiles de Google+.
Posibilidad de mejorar la seguridad del correo electrónico con escaneo
de archivos adjuntos y detección de tipos de archivos
Anunciado el 23 de julio de 2015 Función de administración |
Novedades: La configuración de cumplimiento del correo electrónico permite que los administradores de Google Apps establezcan políticas para regular la entrega de correos electrónicos internos y externos en la organización.Con este lanzamiento, introdujimos dos mejoras diferentes en las políticas a fin de optimizar la seguridad del correo electrónico: |
Escaneo de archivos adjuntos
El parámetro Cumplimiento de contenido permite que los administradores especifiquen qué acciones realizar con los mensajes en función de un conjunto predefinido de palabras, frases, patrones de texto
o patrones numéricos que pueden contener. De manera similar, el parámetro Contenido objetable permite que los administradores especifiquen qué acciones realizar con los mensajes que contengan listas de palabras específicas que ellos creen.
Antes, estas políticas solo admitían el escaneo del cuerpo de los correos electrónicos y de los archivos adjuntos de texto. Con el lanzamiento de hoy, las políticas también escanearán el contenido de los tipos de archivos adjuntos frecuentes, como los documentos, presentaciones y hojas de cálculo de diferentes paquetes de productividad, a fin de incrementar la seguridad.
Detección de tipos de archivos
El parámetro Cumplimiento de archivos adjuntos permite que los administradores especifiquen qué acciones realizar con los mensajes que contengan archivos adjuntos en función del tipo de archivo, el nombre del archivo y el tamaño del mensaje. Antes, la política dependía únicamente de la extensión del tipo de archivo cuando buscaba coincidencias. Con el lanzamiento de hoy, comenzaremos a escanear
e identificar el tipo de archivo real de los archivos adjuntos, lo que impide que la mayoría de las extensiones se cambien con el fin de evitar las políticas.
Para obtener más información:
- Centro de ayuda: Cumplimiento de contenido
- Centro de ayuda: Contenido objetable
- Centro de ayuda: Cumplimiento de archivos adjuntos
Nuevas políticas de Chrome y mejoras en la Consola del administrador
Anunciado el 29 de julio de 2015 Función de administración |
Novedades: La Consola del administrador se actualizó con las nuevas políticas de Chrome y se introdujeron mejoras en la página de detalles del dispositivo:
-
Los administradores ahora pueden autocompletar el dominio predeterminado para que aparezca cuando los usuarios ingresen el nombre de usuario en la pantalla de acceso.
-
Una nueva política permite que los usuarios ingresen un identificador de elementos durante el proceso de registro. El campo de ID de elemento que aparece en la página de los detalles del dispositivo ahora se completa automáticamente con este valor si se ingresa en la pantalla de registro del dispositivo. En la versión 44 o superior, el identificador de elementos también
aparece dentro del sistema operativo.
-
La página de detalles del dispositivo ahora contiene una sección titulada «Actividad del sistema y solución de problemas». Contiene algunos de los campos existentes y las políticas nuevas que se detallan a continuación.
-
Existen dos opciones nuevas en la sección Actividad del sistema y solución de problemas
de la página de detalles del dispositivo: Reiniciar el dispositivo y Capturar la pantalla.
Nota: Solo los dispositivos que se ejecutan en la versión 44 o superior cumplen con los requisitos
de las nuevas políticas.
Para obtener más información:
- Centro de ayuda: Autocompletar el dominio predeterminado
- Centro de ayuda: Ingresar un identificador de elementos
- Centro de ayuda: Actividad del sistema y solución de problemas
Más información sobre Google Apps
Galería de transformaciones: Transforme su metodología de trabajo con Google
| Recurso de administración |
| Novedades: La Galería de transformaciones es una colección pública de procesos empresariales que muestra cómo las organizaciones pueden optimizar sus metodologías de trabajo con los productos de Google for Work. El sitio incluye modelos de clientes que brindan casos reales de cómo los clientes se atreven a innovar y transformar sus empresas con Google. Cómo funciona: Consulte este breve video de demostración para obtener más información sobre cómo aprovechar el sitio al máximo y lea este documento de preguntas frecuentes para encontrar más información. Haga clic en la bombilla de la esquina inferior derecha para sugerir contenido adicional y use el vínculo de los comentarios que se encuentra en la parte inferior de la página para enviarnos sus ideas y comentarios. |
Presentación de las Estadísticas de Google Apps
| Recurso de administración |
| Novedades: Estamos contentos de anunciar el lanzamiento de las Estadísticas de Google Apps, un lugar en el que los administradores de Apps pueden encontrar testimonios, sugerencias para trabajar mejor, informes exclusivos e investigaciones. Ya que la libertad de colaborar, innovarnos y trabajar en consonancia con nuestro estilo de vida nos alegra y nos vuelve más productivos, le damos la posibilidad de compartir fácilmente ideas e historias inspiradoras con sus colegas. Agregaremos contenido nuevo de forma constante, por lo que debe estar atento o registrarse en Estadísticas en Recibidos. |
Google for Work Connect (GWC): La comunidad oficial de los administradores
de Apps
| Recurso de administración |
| Acceda hoy: Google for Work Connect (GWC) es el único lugar en el que puede encontrar los recursos que facilitan el trabajo con Google Apps. Acceda hoy para comentar las prácticas recomendadas, formular preguntas y comunicarse con sus pares y con empleados de Google. ¡No se lo pierda! Asegúrese de seguir al administrador de nuestra comunidad, Luis Vargas, para recibir noticias todas las semanas. Novedades: En julio, comenzamos nuestro Calendario editorial 2015 del tercer trimestre (antes conocido como Plan de contenido). Este programa lo ayudará a llevar un seguimiento del contenido oficial más reciente de Google y está cuidadosamente diseñado para ayudarlo a descubrir todo el potencial de Google Apps for Work. En julio, nuestra publicación más popular fue Administrar las relaciones a escala con Google Sites. Déjenos sus opiniones en los comentarios. Asegúrese también de consultar la última entrada del blog sobre Administración del cambio: Capacitación de productividad de Gmail: Principales sugerencias de Amar. Nos vemos en GWC. |
Google Apps para todos: The Apps Show en YouTube, todos los martes a las 11 a.m. PST, con episodios especiales todos los jueves
| Compartir con la organización |
| Novedades: The Apps Show explora un territorio nuevo y les explica a los usuarios cómo usar Google Apps Marketplace, cómo usar Inbox como un profesional y cómo crear transparencia en la organización. Para saber: Nos encantaría saber sobre qué herramientas sus usuarios desean obtener más información. Haga un comentario en nuestro último episodio para hacérnoslo saber. Agregue a marcadores la lista de reproducción de The Apps Show en YouTube |
Videos de Novedades para administradores de Google Apps
| Recurso de administración |
| Novedades: Los videos de Novedades para administradores de Google Apps brindan un resumen de todas las funciones lanzadas durante el mes pasado que resulten relevantes para los administradores de Google Apps. Mírelos y compártalos con quien desee. Cómo funciona: Agregue la lista de reproducción de YouTube a sus marcadores y vuelva todos los meses para consultar las últimas novedades. Asimismo, puede acceder a todas las grabaciones de video en el archivo del sitio Novedades. |