En vista de ello y teniendo en cuenta que se agota el espacio, hay que tomar medidas para cada una de estas aplicaciones. Antes de empezar, primero evalúa qué aplicación está ocupando más espacio. Tomando como ejemplo mi cuota, Gmail está ocupando más espacio, seguido por Google Drive y por último Google+ Fotos. De esta manera me enfocaré en atacar primero Gmail, veamos:

Existen dos tipos de correos: los de sólo texto y los que tienen archivos adjuntos, estos últimos son los más preocupantes ya que, de acuerdo al tamaño del adjunto, son los que van a ocupar más espacio de almacenamiento.

Para gestionar ese almacenamiento me he dado a la tarea de investigar si existen aplicaciones que permitan hacer esa tarea más eficientemente. Encontré una excelente herramienta que se llama FindBigMail. Como su nombre lo indica, este servicio web explora el correo de Gmail en búsqueda de mensajes de gran tamaño. Es importante aclarar que esta aplicación no solicita contraseña, pero sí pide acceso temporal a tu cuenta.

El análisis no toma mucho tiempo, una vez que finaliza recibes un correo con un resumen de los resultados: gráficos y listados del número de mensajes por tamaño y el espacio usado.

Lo que más me llamó la atención es que crea etiquetas dentro de tu cuenta de Gmail (Correos > 1Mb, >5Mb, > 10 MB y Top) de forma que puedes navegar entre ellas y gestionar ese correo más fácilmente y borrar lo que no te sirve.

Si no deseas usar esta herramienta, puedes valerte de las instrucciones de búsqueda de Gmail. En la barra de búsqueda escribe: size:tamaño en bites. De esta manera si quieres buscar correos con más de 5 megas la instrucción sería: «size:5000000«, si quieres buscar correos con adjuntos de tamaño superior a 10 megas, entonces se usa «size:10000000» y así sucesivamente.

Una vez hecho esto puedes seleccionar y eliminar los correos que no te sirven. OJO revisa muy bien, no queremos eliminar cosas importantes.

Los mensajes que hayas mandado a la papelera se borrarán después de 30 días, si deseas eliminarlos ahora mismo entonces asegúrate de vaciar la papelera.

Hay que tener en cuenta que los documentos de Google (Documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo) no computan en tu espacio de almacenamiento. Otros documentos como fotos, imágenes, pdf, archivos office, etc, sí lo hacen.

Ahora bien, para encontrar qué archivos son los que ocupan más espacio, dirígete a Google Drive y pasa el ratón sobre «Administrar» en la parte inferior izquierda y haz clic en el icono de Google Drive.

Allí se desplegarán los archivos por orden de tamaño y según eso puedes optar por eliminar aquellos que no necesites.

Investigando de nuevo, en busca de herramientas que nos faciliten la identificación de carpetas o archivos pesados me encontré con dos aplicaciones muy interesantes:

Es una Aplicación móvil, por ahora en Beta y sólo en Android, que hace un diagnóstico del almacenamiento de servicios como Google Drive y Dropbox. Es realmente muy intuitiva y te permite ordenar tus archivos de mayor a menor tamaño y encontrar duplicados. Lo más interesante es que en la nueva actualización, permite borrar archivos/carpetas desde la misma aplicación, entre otras cosas, lo cual es excelente! Para descargarla sigue los pasos descritos por su desarrollador +Christian Göllner:

Si no te interesan las apps móviles entonces esta herramienta web es para ti. Permite visualizar el tamaño de archivos y carpetas. Tienes la opción además de visualizar dicha información de forma gráfica, lo cual hace más fácil la identificación de las carpetas y archivos más pesados.

Si tienes carpetas comprimidas de más de 500 MB y deseas sacarlas de Google Drive, lo recomendable es que NO las descargues desde la web, debido a que si tienes problemas de conexión, presentará errores y no lograrás nunca tu objetivo. Si tienes Google Drive instalado en tu PC, será mucho mejor que las retires desde allí.

Si los archivos pesados son del tipo PDF, existen herramientas muy útiles para comprimirlos. Yo uso una muy buena llamada SmallPDF. Lo que me gusta de esta herramienta es que puedes bajar el PDF directamente desde Google Drive y, una vez comprimido, lo puedes subir directamente también, lo cual hace el trabajo mucho más eficiente.

El porcentaje de reducción de tamaño del PDF varía de acuerdo al contenido del mismo, por mi experiencia puedo decir que está al rededor del 20 y 60%, que es bastante bueno.

Después de subir los archivos PDF comprimidos a Google Drive, no olvides eliminar los archivos originales (no comprimidos).

En mi caso lo que ocupa más espacio son carpetas comprimidas (.zip) que contienen fotos y videos. La recomendación que hago es que las fotos y videos los subas a Google+ Fotos, en el próximo apartado verás porqué. En Google Drive por más pequeña que sea la foto, imagen o video cuenta en tu espacio, así que no conviene para nada tenerlas allí, salvo que debas trabajar con ellas usando los beneficios de Google Drive (trabajar en documentos compartidos, etc).

Desafortunadamente en Google+ Fotos no existe la posibilidad aún de organizar las fotos por tamaño, lo cual se hace muy engorroso su gestionamiento y tampoco encontré una herramienta de terceros para eso (si conoces alguna te pido me lo hagas saber en los comentarios), de manera que la única posibilidad es ir revisando álbum por álbum y eliminar aquellas que no nos sirven o que ocupan mucho espacio. De todas maneras a continuación dejo algunos datos importantes:

Como mencioné anteriormente lo más conveniente es tener las fotos, imágenes y videos en Google+ Fotos ya que solamente computan para tu límite de almacenamiento las fotos de más de 2048 x 2048 px y los vídeos de más de 15 minutos y que tienen una resolución de 1080 p o menos. Si no te dedicas a la fotografía o el diseño, no creo que tengas inconveniente en disminuir el tamaño de tus fotos, lo he hecho y realmente, para lo que las necesito, el cambio no es muy drástico. Para los videos de mayor resilución ya sabes que existe Youtube, así que será mejor tenerlos allí, cada cosa en su lugar 😉

Como tenía fotos en GDrive, lo que hice fue descargarlas y en mi computador Ubuntu,redimensioné las fotos a un tamaño inferior de 2048 px. Si no usas Ubuntu hay una gran variedad de programas y herramientas que hacen lo mismo, solo será cuestión de hacer una búsqueda en Google.

Si utilizas la copia de seguridad automática de las fotos de tu celular asegúrate de que se suban en tamaño estándar, para ello sigue estos pasos:

Dirgígete al menú de Google+ > Ajustes > Copia de seguridad automática > Tamaño de las fotos > Tamaño estándar.

Si seleccionas esta opción tus fotos serán redimensionadas de tal forma que no excedan los 2048 px. Tu puedes almacenar un numero ilimitado de fotos en tamaño estándar.

Fuente: Gtips